Внедряем СЭД – подводные камни.



Автоматизация процессов работы с документами, внедрение систем электронного документооборота приобретает все большую популярность в различных сферах деятельности.

По оценкам TAdviser, российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объеме 25,6 млрд рублей, из которых 3/4 пришлось на услуги по внедрению и около 6,4 млрд рублей – непосредственно на продажи вендоров от реализации лицензий. Рынок СЭД в России растёт очень высокими темпами: в промежутке с 2011 по 2013 год ежегодный рост рынка оценивается в 20-35%. Несмотря на высокий рост, компании, внедряющие электронные документооборот, продолжают настпуать на одни и те же «грабли».

Проблемы, возникающие при реализации проектов можно условно разделить на три блока: экономические, организационные, технические.

Организационные проблемы тесно связаны с человеческим фактором – это и недостаток мотивации сотрудников при работе с новой системой, возможно неправильная или неполная постановка некоторых задач заказчиком при внедрении СЭД, а также низкий уровень технических знаний сотрудников.

Среди технических проблем выделяется необходимость создания оптимальной инфраструктуры, тут, безусловно, возникают трудности с интеграцией с уже существующими у заказчика системами.

Основная проблема, кроется, безусловно, в недостаточном внимании к организационным вопросам. Очень часто менеджеры компании считают вопросы организации документооборота несущественными, такая недостаточная заинтересованность руководства в проекте, может увеличить срок его выполнения на длительное время. Что же в таком случае следует делать проектной группе? Нужно обязательно привлечь внимание менеджеров, продемонстрировать все преимущества системы, показать работу на практике. Об успешном опыте внедрения СЭД DIRECTUM, можно прочитать по этой ссылке.

Организационный аспект – разработка и утверждение концепции развития документационного обеспечения предприятия, плана внедрения СЭД, выбор руководителя проекта и формирование рабочей группы заслуживает самого пристального внимания. Не следует пытаться разработать и внедрить СЭД корпоративного масштаба силами собственного подразделения ИТ, это чревато увеличением сроков, и в итоге заморозкой проекта.

Если рассматривать, проект по внедрению со стороны остальных сотрудников, то в первую очередь система должна иметь интерфейс, схожий с теми программами, в которых работает пользователь, должна быть удобная справка, а также грамотно организованный процесс обучения. Об удачном проекте внедрения СЭД  Directum в крупном Российском холдинге Аскона, можно прочитать в этой статье.

Функциональные возможности системы не должны быть избыточными, так как в таком случае средства, выделенные для внедрения, расходуются неэффективно, а также «навороченная» система не облегчит труд сотрудников, а только усложнит.
Рассматривая экономическую сторону вопроса внедрения СЭД, следует отметить, что многие организации совершают ошибку, установив программное решение только на 10-15 машинах, предварительно вложив круглую сумму в аппаратное обеспечение и хорошие коммуникации. Как итог, окупаемость такой системы  предельно низкая.

Также необходимо обратить внимание на реализацию пилотного проекта. Ведь именно на этом шаге, можно убедиться в соответствии решения техническому заданию, понять удовлетворяет ли функционал потребности организации. Реализация пилотного проекта, безусловно, является ключевым и самым сложным этапом в ходе выполнения всего проекта, именно он позволяет точнее рассчитать стоимость, позволяет получить больше дополнительной информации, чем на стадии предпроектного обследования.

Примерно через полгода после завершения пилотного проекта и при переходе в опытную эксплуатацию необходимо показать руководству – первые положительные результаты, будь то сокращение рабочего времени на обработку документов вплоть до демонстрации рассчетов сэкономленных денег на покупку бумаги, подробнее о преимуществах, которые дает компании внедрение СЭД, можно узнать в статье "Внедрение СЭД.Что дает компании внедрение СЭД? ".

На что еще следует обратить пристальное внимание при внедрении систем электронного документооборота? Некоторые трудности могут возникать недостаточная проработанность документов, которые регламентируют процесс документооборота в компании. Поэтому необходимо параллельно с опытной эксплуатацией разрабатывать инструкции по делопроизводству. Также следует уделить внимание вопросам обучения сотрудников при развертывании СЭД, обучение должно производиться на всех этапах внедрения.

Руководство часто жалеет деньги на обучения персонала, развитие СЭД процесс постоянный, следовательно, постоянно потребуется вкладывать средства, и тут недостаточно обучить одного сотрудника с надеждой, что он обучит всех остальных.