2.2. Формирование и анализ системы целей. Дерево целей и задач

2.2. Формирование и анализ системы целей. Дерево целей и задач


Всякий трудовой процесс с участием человека предполагает наличие цели. Достижение определенной цели является содержанием и мерой эффективной деятельности людей вообще и управления, в частности. Цель управления – это относящиеся к будущему, предполагаемое действующим субъектом управления желаемое состояние объекта управления и его отдельных предметов. Цели в своей основе объективны. В них отражаются объективные закономерности, требования законов экономического, экологического, социального, демографического и естественно-технического развития, определяющего в конечном счете цели и намерения людей, направления и формы их деятельности. В месте с тем цели всегда являются продуктом сознания и формирования в процессе совместной деятельности людей. Цель заставляет человека думать. Люди делают что-то не потому, что думают, а думают потому, что должны что-либо делать для достижения целей. В целях диалектически сочетается объективное и субъективное.

В сложных проблемах сама формулировка и уточнение цели является задачей нетривиальной. Можно сформулировать цель в общем, например, «управлять предприятием». Но подобная обобщенная формулировка не покажет, а чем же конкретно, с помощью чего и каким образом управлять? Грамотная постановка и представление цели позволяют не только получить достаточно четкое понимание процесса решения проблемы, но и увидеть этапы и средства достижения цели.

Естественным и наиболее продуктивным путем определения целей является последовательная детализация и уточнение исходной общей формулировки. Широкое распространение получил метод, получивший название «дерево целей».

Дерево целей (рис. 2.1) представляет собой графическое изображение связи между целями системы и средствами их достижения, в качестве которых выступают подцели (на нижнем уровне - задачи). На рис.2.1. Z0 – цель верхнего, нулевого уровня, которая называется также генеральной целью. Видно, что эта цель на следующем уровне представляется парой подцелей (в других случаях подцелей может быть и больше), которые есть цели 1-го уровня - Z11 и Z12. Таким образом, дерево целей состоит из целей нескольких уровней, представленных в виде иерархий: генеральная цель – цели 1-го уровня – цели 2-го уровня и т.д.

Для достижения генеральной цели необходимо реализовать несколько целей 1-го уровня (главных целей), выступающих как средство по отношению к генеральной цели. Для достижения этих целей 1-го уровня потребуется выполнение целей 2-го уровня и т.д. Подцели последующего (нижнего) уровня, для реализации которых не требуется дополнительных увязок «цель-средства», называются задачами. Задача служит базой для построения программ достижения отдельных целей. Решение задачи представляет собой комплекс мероприятий, т.е. ресурсов и действий, с помощью которых обеспечивается достижение нужной цели. Этот комплекс мероприятий может быть поставлен в соответствие терминальной вершине дерева целей, которая обозначает задачу.


Рис.2.1. Построение дерева целей



При построении дерева целей особое внимание следует уделять выбору генеральной цели. Иногда построение начинается сразу с нескольких главных целей, совокупность которых и представляет собой генеральную цель. В этом случае генеральная цель формулируется как некоторая искусственная, обобщенная формулировка известных главных целей.

При дальнейшем построении дерева целей цель верхнего уровня разбивается на ограниченное число подцелей (обычно 5-7). Это ограничение является неслучайным и обусловлено свойством оперативной памяти человека, способной раздельно оперировать именно таким количеством самостоятельных объектов. Опыт показывает, что эксперту очень трудно дать сравнительную оценку более 5-7 разнородных элементов, решающих одну общую задачу.

Разбиение цели верхнего уровня на подцели называется декомпозицией цели. Общее разделение множества целей по уровням (стратам) называется стратификацией., а группирование подцелей по некоторым признакам – их классификацией.

Другой важной операцией является ранжирование целей. При ранжировании целей каждая из них оценивается с точки зрения вклада в достижение цели верхнего уровня. В результате каждой подцели присваивается вес, который называется коэффициентом относительной важности (КОВ). Значение КОВ можно проиллюстрировать на небольшом фрагменте дерева целей, где главной является цель «повысить рентабельность реализованной продукции» (рис.2.2). Исходя из известного соотношения

Р = П/С,

где Р – рентабельность реализованной продукции;

П – балансовая прибыль от реализации продукции;

С- себестоимость реализованной продукции,

указанную выше цель можно разбить на две составляющие: «повысить прибыль от реализации продукции», «уменьшить себестоимость продукции». Обозначим КОВ первой цели как a1; второй – как a2. Пусть, сравнивая важность подцелей, эксперт установил такие значения КОВ - a1 = 0,7; a2 = 0.3. Эти значения можно интерпретировать так: повышение рентабельности реализованной продукции может быть достигнуто за счет повышения прибыли от реализации продукции и снижения себестоимости продукции. При этом из 100% суммарной важности подцелей 70% - отводится цели «повышение прибыли» и 30% - цели «снижение себестоимости». На рис.2.2 знак «+» при вершине П означает, что для увеличения рентабельности необходимо увеличение прибыли, а знак «-» при С означает, что для увеличения рентабельности необходимо уменьшать себестоимость.

В общем случае, как правило, КОВ выбираются такими, чтобы в сумме все значения КОВ подцелей, связанных с данной целью, равнялись единице:

,

где n - число подцелей (n = 5-7), связанных с данной целью дугами в дереве целей.








Рис.2.2. Дерево цели «Повысить рентабельность реализованной продукции»



Отметим, что рассмотренный пример является одной из конкретных реализаций дерева целей, которая связывает собой определенные экономические показатели. Такие деревья целей как на рис.2.2 еще называют деревьями показателей. Подробнее с ними можно ознакомиться в [15, 24].

В общем случае построению «дерева целей» предшествует построение графа целей и задач, тождественного графу операций, обеспечивающих достижение генеральной цели функционирования и развития системы. Формально дерево отличается от графа отсутствием замкнутых циклов. Циклы появляются тогда, когда один элемент может выступать в качестве подцели не одной, а нескольких целей.

На рис. 2.3. изображен т – уровневый граф целей и задач. Цели любого нижнего уровня могут рассматриваться как задачи, решение которых приводит к достижению целей верхнего уровня. Так, например, цель Z21 является задачей по отношению к целям Z11 и Z12.

Граф целей и задач (рис. 2.3) представляет собой «дерево» с корнем Z0 только на подмножестве вершин 1-го уровня. Ниже связи между целями соседних уровней характеризуются связями перекрестными, что указывает на взаимосвязь задач (i+1) – го уровня, для достижения целей i-го уровня.

Как и ранее дугам можно поставить в соответствие веса (КОВ), которые могут характеризовать отношение значимости (вклада, важности) решения v-й задачи (i+1) – го уровня, для достижения j-й цели i-го уровня. На рисунке эти веса обозначены в общем случае с помощью символов вида aivj, где i – индекс уровня; v – индекс цели, к которой идет дуга; j – индекс цели, из которой выходит дуга (на рис.2.3. в целях экономии места веса проставлены только для части дуг графа). Сумма весов всех дуг, исходящих из любой вершины Zij, устанавливается как и ранее равной единице.





Рис.2.3. Граф системы целей и задач – прообраз дерева целей,

показанного на рис.2.1



Чтобы превратить граф целей и задач в дерево целей, необходимо произвести соответствующую перегруппировку с учетом весов дуг. Пример такой перегруппировки иллюстрируется сравнением рис.2.3. и рис.2.1. В силу имеющихся в графе связей видно, что цель Z12 достигается при решении задач, которые необходимы для достижения целей Z11 и Z13. Предположим, что весовой коэффициент a02 цели Z12 несущественен. Тогда можно принять решение об исключении Z12 из систем целей. При этом граф целей (рис. 2.3.) превращается в дерево (рис. 2.1). На рис. 2.1 обозначение Z13 заменено на Z13 и, соответственно, изменены другие индексы.

Говоря о разработке дерева целей, необходимо различать два различных подхода, связанных с различным пониманием содержания и структуры самого дерева.

Первый подход. В узком смысле слово «построение дерева целей, как ведущая целевая разработка системы (операции), подразумевает последовательную детализацию целей, осуществляемую по линии: главная цель – подцели 1-го уровня –подцели 2-го уровня и т.д. В основу такой детализации положен функционально-содержательный принцип: каждый целевой элемент разбивается на целевые элементы той же природы, только более дробные.

Второй подход. Взамен построения «чистой» иерархии целей реализуется комплекс операций по образованию цепи: «цель - мероприятие – ресурсы», т.е. сразу строится совокупное программное дерево, включающее как собственно цели, так и мероприятия по их достижению и требуемое ресурсное обеспечение мероприятий. В этом случае дерево целей объединяет последовательно дерево задач (проблем), дерево мероприятий и дерево ресурсов. Тем самым построение дерева целей далеко выходит за рамки целевой разработки системы (операции) и объединяет структурную и ресурсную разработки. В этом случае структура и содержание дерева целей предопределяются программой в целом, т.е. программным деревом.

В процессах анализа и синтеза организационно-экономических систем дерево целей играет важную роль, т.к. позволяет дать полный ответ на вопрос «что должна делать система», т.е. каково ее назначение. При этом уже при построении дерева целей можно в основном определить структуру самой системы. Иначе говоря, можно ответить на вопросы не только «что должно выполнять предприятие» но и «кто должен это выполнять».

На рис.2.4. показан иллюстративный фрагмент дерева целей предприятия, занимающегося созданием и распространением электронного рекламно-информационного справочника. На этом примере видно, что каждая цель 1-го уровня может представлять собой некоторую службу (направление деятельности) предприятия и объединять в себе комплекс задач этой службы. Так, достижение цели «выпуск рекламно-информационного справочника» происходит за счет сбора информации, создания электронной версии справочника и его распространения. Подцели более низких уровней, в свою очередь, могут соответствовать отделам той или иной службы, рабочим группам или отдельным исполнителям. Очевидно, что конкретная структура предприятия будет также зависеть и от объемов выполняемой работы. В примере со сборником, возможно, сбором информации и его распространением будут заниматься одни и те же люди. В любом случае построение дерева целей позволяет упорядочить собственные представления о деятельности предприятия и спроектировать его примерную организацию.




Рис.2.4. Иллюстративный пример дерева целей предприятия

Отметим некоторые рекомендации, которые могут быть полезны при построении дерева цели:

- при декомпозиции следует уменьшить самостоятельность целей, т.е. стремиться выбрать такое разложение подцелей, для достижения которых существуют не зависящие друг от друга способы и средства достижения. Объединение подцелей одной ветви «дерева» означает достижение цели более высокого уровня (конъюктивность);

- глубина декомпозиции цели должна быть такой, чтобы на нижнем уровне были независимые задачи (чтобы не было «или-или»). Они должны быть обеспечены информацией, необходимой для синтеза показателей, которые дали бы характеристику достижения подцелей, и критериев, с помощью которых можно было бы выбирать альтернативные средства достижения целей;

- дерево целей можно назвать деревом отношения часть-целое на множестве целей (задач). Это значит, что подцели одного уровня не связываются какими-то условиями последовательного их достижения. Точнее, для построения дерева целей, в общем случае, не является важным, в какой последовательности должны достигаться подцели, т.е. решаться задачи, расположенные на одном уровне. Хотя, не исключено, что такая информация может иметь важное значение для определенных задач. Поэтому исследователь вправе усовершенствовать дерево целей и задать на множестве целей порядок, установив, например, их определенную нумерацию или связав порядок достижения целей с их КОВ;

- при декомпозиции цели целесообразно ограничиваться 5-7 подцелями (об этом уже говорилось выше). Общее количество уровней целесообразно ограничивать 4-5-ю в зависимости от масштаба объекта. Чрезмерное дробление целей усложняет распределение функций между исполнителями, это означает излишнее усложнение организационной структуры системы;

- в хорошо организованной системе за выполнение каждой цели должен нести ответственность один единственный орган управления (структурный элемент). Иначе говоря, иерархия «дерева целей» должно совпадать с иерархией «дерева» организационной структуры предприятия. В противном случае будут задачи, которые одновременно решаются несколькими отделами предприятия или отделы, которым нечего делать.

В заключение главы отметим следующее. В литературе по теории систем подчеркивается важность целевого структурно-логического анализа проблем: не решение, а постановка задач; не достижение, а выдвижение цели; не доказательство, а формулирование теоремы являются критерием «интеллектуальности», особым качеством человеческой психики, отличающим ее от психики животных и от возможностей ЭВМ. Эффективность принимаемых решений полностью определяется качеством целевой проработки решаемых проблем и задач.
 

Читать дальше:

#a href="http://www.systematy.ru/articles/31_ponyatie_modeli_i_klassifikatsiya_modeley"#3.1. Понятие модели и классификация моделей#/a#