Что дает компании внедрение СЭД ?

Что же такое СЭД?

СЭД – общепринятая аббревиатура, сокращение от «СистемаЭлектронного Документооборота».
За последние годы все больше предприятий (от совсем небольших до крупных) переходит на использование СЭД.

Одна из самых известных программных платформ, используемых для электронного документооборота – система Directum.
Под внедрением СЭД понимается приобретение такой программной платформы, установка на компьютерах пользователей, настройка и конфигурирование системы, приведение документов на бумажных носителях в электронный вид, последующий ввод их в базу данных, а также наполнение БД другой справочной информацией.

#a href="http://t-asu.ru/vnedrenie-sed-chto-daet-kompanii-vnedrenie-sed/" title="внедрение СЭД"#Внедрение СЭД#/a# можно производить почти во всех подразделениях компании, например: топ-менеджеры компании, канцелярия, бухгалтерия, АХО, департамент продаж, отдел рекрутинга, отдел по работе с тендерами и договорами, проектно-сметный отдел и т.д.

Давайте рассмотрим, какой же эффект производит автоматизация документооборота.

Во-первых, внедрение СЭД увеличивает производительность труда за счет сокращения временных затрат на поиск требуемой  информации и документов. СЭД позволяет найти нужный документ за считанные секунды с любого компьютера компании вне зависимости от его местонахождения!

Во-вторых, внедрение СЭД рационализирует взаимодействие между подразделениями одной компании. После внедрения СЭД не нужно тратить время, чтобы бегать по кабинетам, в поисках определенного сотрудника, только для того чтобы он поставил свою подпись. Система электронного документооборота позволяет одновременно работать с одним документом нескольким людям.

Во-третьих, внедрение СЭД оптимизирует бизнес-процессы. Остановимся здесь поподробней. Электронный документооборот не только значительно сокращают время на оформление договоров, счетов на оплату, заявок на расходование денежных средств и закупки материалов, но и позволяют контролировать жизненный цикл документов, который зачастую состоит из нескольких этапов (оформление, согласование, допсогласование, печать, доработка и так далее). Таким образом, в любое время можно отследить, кто из сотрудников «тормозит» процесс.

За счет прозрачности процессов, многие, кто внедрил на своем предприятии систему электронного документооборота, смогли увидеть слабые места в деятельности организации.

В четвертых, внедрение СЭД сокращает материальные затраты. Это и понятно, ведь теперь не нужно тратить тонну бумаги на распечатку нескольких копий документов, не нужно так часто заправлять картриджи для принтера.

Пятым преимуществом внедрения СЭД является минимизация влияния «человеческого фактора». Редактирование и поиск занимают считанные секунды, уже не получится отложить документ в долгий ящик и совсем про него забыть.

Далее хотелось бы отметить, что внедрение СЭДпри росте объемов производства уменьшит потребность в зачислении в штат компании дополнительного персонала.

Внедрение системы электронного документооборота также является некой защитой от утечки информации. Программные платформы позволяют гибко управлять доступом к работе с различными типами документов, четко и грамотно разграничивать права и роли пользователей.

Внедрение СЭД развивает в сотрудниках командный дух, повышает производительность труда и помогает чувствовать себя одной сплоченной командой – что, несомненно, помогает развитию корпоративного сознания. Есть мнение, что внедрение систем электронного документооборота в некотором роде позволяют удовлетворить потребность в коммуникациях и коллективной деятельности.

Кроме всего прочего, СЭД можно легко интегрировать с уже используемыми на предприятии ERP-системами, что позволит пользователям, еще более эффективней использовать информационные ресурсы (см. статю про #a href="http://t-asu.ru/vnedrenie-sed-directum-v-kompanii-askona/" title="внедрение СЭД Дирекутм"# внедрение СЭД Directum#/a# в компании «Аскона»)

Таким образом, внедрение СЭД обеспечивает рост конкурентоспособности предприятия, топ-менеджмент уверен в своевременности исполнения поручений и соблюдении сроков согласования документов, у сотрудников развивается корпоративное сознание. Компания после внедрения СЭД приобретает статус современного предприятия с налаженным менеджментом и прозрачными бизнес-процессами.

За рубежом, многие крупные корпорации при выборе партнеров принимают во внимание фактор наличия внедренной системы документооборота, данная тенденция уже начала распространяться и среди российских компаний.